PEMROSESAN TRANSAKSI

I. Pengertian Transaksi

    Transaksi adalah merupakan salah satu situasi atau kejadian dimana ada keterlibatan antar unsur lingkungan sehingga mempengaruhi posisi keuangan suatu badan usaha, serta sebagai hal wajar untuk di catat.

Salah satu tujuan sistem informasi adalah mendukung operasi harian perusahaan. Tujuan ini dicapai melalui :
1. Pemrosesan transaksi-transaksi yang disebabkan baik oleh sumber-sumber ekstern maupun intern.
2. Menyiapkan keluaran-keluaran seperti dokumen-dokumen operasional dan laporan-laporan keuangan.

Sebelum transaksi diproses, kita terlebih dahulu harus mengidentifikasikan data-data transaksi yang dibutuhkan dalam suatu laporan keuangan. Pertama, memulainya dari Desain Laporan Keuangan, kemudian pembuatan Bagan Rekening, selanjutnya diidentifikasikan berdasarkan siklus transaksi, dan terakhir membuat ayat jurnalnya.

1)    Bagan Rekening
Merupakan daftar yang menguraikan semua rekening yang dapat digunakan dalam pembuatan laporan keuangan. Kegiatan pembuatan bagan arus tersebut tidak terlepas dari kegiatan pengkodean.

2)    Pengkodean
Pengkodean mempunyai fungsi untuk membantu dalam hal pengumpulan maupun pemrosesan transaksi. Pengumpulan tersebut biasanya diberi suatu kode. Karena,  kode merupakan suatu kerangka dimana terdapat huruf atau angka, maupun kombinasi kedua-duanya untuk memberikan tanda terhadap klasifikasi yang sebelumnya telah dibuat dalam bagan rekening.
Tujuan pengkodean adalah:
a)    Mengidentifikasi data akuntansi secara unik.
b)    Meringkas data.
c)    Mengklasifikasikan rekening/transaksi. 
d)    Menyampaikan makna tertentu.

Metode pengkodean:
a)    Kode angka atau huruf berurutan
Dalam metode ini tiap rekening diberi kode angka atau huruf secara berurutan.
b)    Kode angka blok
Dalam pemberian kode ini rekening dikelompokkan menjadi beberapa golongan dan tiap golongan disediakan satu blok angka yang berurutan untuk memberi kodenya. Kode angka kelompokKode kelompok diberikan dengan memberikan nomor kode untuk setiap kelompok, golongan, subgolongan dan jenis rekening.


 c)    Kode Mnemonic
Pemberian kode dengan menggunakan Huruf yang disingkat mendekati bentuk aslinya, misalnya, Aktiva lancar = AL, Jurnal Penjualan = JP, dsb.
Hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam pemberian Kode :
        1. Setiap kode harus mewakili secara unik unsur yang diberi kode.
        2. Desain kode harus mudah disesuaikan dengan tuntutan perubahan.

II. Pengklasifikasian Transaksi
     Demikian tingkat arus transaksi dalam suatu perusahaan sangatlah kompleks, demi mempermudah dalam penyajiannya, setiap transaksi dikelompokkan menjadi beberapa siklus-siklus transaksi.
     a) Siklus transaksi mengelompokkan satu atau lebih transaksi yang mempunyai kesamaan  tujuan.
     b) Siklus transaksi untuk satu perusahaan dengan perusahaan lain akan berbeda.
Sesudah pengklasifikasian dibuat, maka akan mempermudah untuk membuat suatu bagan rekening.

III. Komponen Pemrosesan Transaksi

1)    Input
       Adalah dokumen sumber yang dapat berupa formulir atau bukti transaksi lainnya.
       Sebelum transaksi tersebut diproses, maka harus dilakukan pengumpulan data transaksi.                       Pengumpulan data-data transaksi ini tidak dapat dipisahkan dari desain suatu formulir, karena              suatu formulir merupakan gambaran atau rekaman dari suatu transaksi.

      Tujuan dari formulir :
      a) Formulir dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan.
      b) Formulir digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan.

      Kegiatan yang berhubungan dengan penggunaan formulir biasa disebut sebagai Record                       Management. Pertimbangan dalam merancang formulir :
      1)    Menentukan kebutuhan formulir.
      2)    Merencanakan formulir yang akan dibuat.
      3)    Menentukan kuantitas kebutuhan formulir.
      4)    Mengawasi penggunaan formulir.
      5)    Menentukan jangka waktu penyimpanan dan pemusnahan.
      6)    Menentukan alat untuk meyortir dan menyimpan formulir.

2)    Proses
       Suatu Proses terdiri dari kegiatan pemasukkan data transaksi kedalam jurnal. Mekanisme dalam          sistem komputernya, proses dilakukan dengan memasukkan data kedalam file transaksi.

       Jurnal  adalah catatan yang dibuat secara sistematis dan kronologis secara terperinci dari             transaksi-transaksi finansial yang berupa debet dan kredit. Langkah-langkah perancangan jurnal sebagai berikut:
1) Identifikasi karakteristik transaksi.
2) Buat jurnal standar.
3) Merancang jurnal (kolomnya) berdasarkan jurnal standar.


3)    Penyimpanan
Penyimpanan manual sering disebut dengan posting. Posting adalah suatu metode pemindahan dari buku jurnal ke buku besar. Pemindahan tersebut dilakukan langsung dari file transaksi  ke rekening-rekening buku pembantu dan langsung di printout  ke buku besar. Bukti transaksi terlebih dahulu diproses/dientry ke sistem komputer sebelum diserahkan ke bagian akuntansi. Berikut prosesnya:
   

 
          Macam-Macam File penyimpanan :

1)  Master File
      Merupakan kumpulan catatan (record) yang bersifat tetap dan berisi data yang selalu                      disesuaikan dengan keadaan. Dalam operasi manual master file setara dengan Buku Besar dan Buku Besar Pembantu.

2) File Transaksi
    Kumpulan catatan transaksi yang terjadi yang digunakan untuk mengupdate master file.                     Dalam operasi manual file transaksi ini sama dengan Jurnal.

3) File Indeks
    Merupakan master file yang berisi data yang digunakan dalam proses menyesuaikan
suatu   master file. C/ : file pelanggan (berisi No.Pelanggan, alamat, maksimum kredit, digunakan sebagai petunjuk untuk menyesuaikan file piutang (master file).

4) File Tabel
Suatu master file yang berisi data yang digunakan sebagai referensi dalam memproses suatu file. Biasanya berisi data yang bersifat tetap yang digunakan dalam perhitungan-perhitungan, seperti file gaji karyawan yang digunakan untuk menyusun daftar gaji, file tarif pajak penghasilan yang digunakan untuk menghitung potongan pajak penghasilan karyawan.


Jenis-Jenis Metode Pemrosesan Transaksi:

1)    Batch Processing (Pemrosesan Kelompok) adalah pemrosesan dimana data ditumpuk terlebih dulu dalam rentang waktu tertentu, kemudian baru diproses. Contoh dari penggunaan batch processing adalah e-mail dan transaksi batch processing. Dalam suatu sistem batch processing, transaksi secara individual dientri melalui peralatan terminal, dilakukan validasi tertentu, dan ditambahkan ke transaction file yang berisi transaksi lain, dan kemudian dientri ke dalam sistem secara periodik. Di waktu kemudian, selama siklus pengolahan berikutnya, transaction file dapat divalidasi lebih lanjut dan kemudian digunakan untuk meng-up date master file yang berkaitan.

2)    OnLine Processing (Pemrosesan Langsung) adalah pemrosesan dimana data yang diperoleh dari sumber data langsung diproses pada saat diterima, akan tetapi proses ini harus bergiliran dengan data yang terlebih dulu masuk. Contoh penggunaan online processing adalah transaksi online. Dalam sistem pengolahan online, transaksi secara individual dientri melalui peralatan terminal, divalidasi dan digunakan untuk meng-update dengan segera file komputer. Hasil pengolahan ini kemudian tersedia segera untuk permintaan keterangan atau laporan.

3)    Real Time Processing adalah pemrosesan dimana data tidak boleh ditunda karena waktu sangat kritis, penundaan pengolahan dapat mengakibatkan sesuatu yang fatal.

4)    Pemrosesan Hibrid (inline) adalah pemrosesan dimana data dipadukan antara batch dan online.

Contoh Kode Blok :
kelompok   
100 – 199          Aktiva
200 – 149          Utang
250 – 299          Modal
300 – 399          Pendapatan
400 – 899          Biaya Usaha
900 – 999          Penghasilan & Rugi Di luar Usaha

Setiap kelompok akan dipecah lagi menjadi golongan :
100 – 149          Aktiva Lancar
150 – 159          Investasi Jangka Panjang
160 – 179          Aktiva Tetap Berwujud
180 – 189          Aktiva Tetap Tidak Berwujud

Setiap Golongan dipecah lagi menjadi Sub Golongan :
100 – 109          Kas & Bank
110 – 119          Piutang
120 – 139          Persediaan Barang

Setiap Sub Golongan dirinci menjadi jenis rekening :
100                    Kas
101                    Kas Kecil
102                    Bank BDN
103                    Bank BNI

Contoh Kode kelompok
1                          Aktiva
1.1                      Aktiva Lancar
1.1.1                  Kas & Bank
1.1.1.1               Kas
1.1.1.2               Kas Kecil
1.1.1.3               Bank BDN
1.1.1.4               Bank BNI
1.1.1.11             Bank BCA

Contoh Kode Desimal
Hampir sama dengan kelompok tapi tidak ada kode kelompok yang lebih dari satu digit, misalnya 1.1.1.11 tidak bisa dipakai dalam kode desimal.


Daftar Pustaka:
http://nimbus-sirius.blogspot.com/2012/07/pengertian-transaksi.html
http://farriezt.blogspot.com/2008/06/beda-batch-processing-dengan-online.html 
http://rooswhan.staff.gunadarma.ac.id/ 
http://totoharyanto.staff.ipb.ac.id/
M, Mardi. 2011. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta : Ghalia Indonesia. dan Mulyanti, sri, dkk. 2009. Ekonomi dan Kehidupan. Jakarta : Pusat Pembukuan.
W. Wilkinson, Joseph. Sistem Akunting dan Informasi, Jilid Satu, Edisi Ketiga. Bina Rupa Aksara.

Posted in: SOFTSKILL